会社を経営するためには、毎月さまざまな経費が掛かると思います。営業に直接関係する経費だけでなく、電気代などの会社を運営する上で必要となる経費もあると思います。コロナの影響で会社として利益を出す、事業を継続するために、売上を向上させる施策を行うだけでなく、助成金や融資の制度を活用したり、経費削減の施策も実行していると思います。そこで、今回は無理なく経費を削減する方法について紹介します。

経営改善のための経費削減

昨今の急激な景気の悪化や市場の変化、政治的変化などによって、突然売上が減少したり、コストが急激に上昇することもあると思います。その際、当然のことながら、利益は減少し、場合によっては赤字になってしまうこともあります。特に今回のコロナウィルスの影響で、インバウンドの低下や政府からの緊急事態宣言により人の移動が制限されてしまっては、売上が昨年度から50%以上下がってしまったという会社も多いです。

会社経営では事業活動で利益を上げる必要がありますが、事業活動などにかかる経費を際限なく使うことはできません。事業活動の利益を上げるため、多額の経費を使用している場合には、売上を向上させることができても損益の合計がマイナスになってしまうでしょう。また、事業活動では利益を出せていても、事業外活動でマイナスが生じているとそのまま経営を続けることはできないため改善する必要があります。

会社を経営するときにはさまざまな費用がかかります。会社の利益を上げるための事業活動を行うためには、広告宣伝費や旅費交通費、通信費など、事業活動に直接関係する「販売費」が発生します。そして、事業活動以外にも、会社を運営するために必要な費用があり、その費用は「一般管理費」と呼ばれています。

【販売費】
・広告宣伝費
・運搬費
・旅費交通費
・交際費
・通信費など

【一般管理費】
・役員報酬
・水道光熱費
・消耗品費
・減価償却費
・租税公課
・修繕費
・賃借料など

基本的には、多くの取引先から仕事を取るために広告を出したり、車で取引先の営業に回ったりと、事業活動を盛んに行うほど多くの販売費が必要になるでしょう。実際に利益を上げるためにはそれに伴う販売費がかかりますが、利益に対して経費がかかり過ぎていると損益はマイナスになってしまうでしょう。

また一般管理費は、営業ではなく総務や経理などの管理部門、会社の資産維持などにかかる費用が主になります。事務用品にかかる費用や電気代、賃借料、減価償却費などの経費は一般管理費とされ、経営状態に変化がなければ、毎月や毎年にほぼ同じ程度の支出がでることが多いといえます。一般管理費は変化の少ない経費のため、一度経費削減に成功すれば、それ以降の経費も継続して経費を安く抑えられる可能性が高いでしょう。

会社の経営を改善するためには、利益を上げられるように、できる限り不要な経費の削減を効率よく行う必要があります。

経費削減は経営者にとって必須

経費を削減した方がいいとは思うけれど、売上を向上させる施策ばかりを考えがちな方も多いと思います。経費削減によって、利益を向上させることが出来ます。余分な経費を削減することで、会社の経営が成功しやすくなるでしょう。経営上で一番改善しやすい「経費の削減」に関しては、経営者は常にアンテナを張って情報をチェックしておくことが大切といえます。

会社が経費削減を行う際には、営業活動に支障を与えにくい経費から削減することが重要です。経費削減を考えるべきコストには、主に「オフィスコスト」、「オペレーションコスト」、「エネルギーコスト」があります。

「オフィスコスト」とは、事務用品や消耗品、トナー代などオフィスでの事務作業などに必要となる費用のことです。たとえば、日々の業務で無駄なコピーを無くし、用紙やインク・トナー代を節約するよう徹底することでも経費の削減が可能です。

現在では、必要な資料をプリントアウトせずにデータ上で共有する「ペーパーレス化」を進める会社も増加しています。ただし、極端なペーパーレス化にはさまざまな課題もあるため、すぐに変えられる会社は多くないかもしれません。まずはカラー印刷を減らす、不要なプリントをしないなど少しずつ改善していくといいでしょう。

ペンや消しゴム、ファイルなどの消耗品の使用状況も、一つひとつは小さな金額ですが、会社の経営を続けていく長い期間を考えると大きな損失につながります。消耗品の減り方を見直し、無駄な使い方をしていないかなど管理方法を見直すことで経費が削減できるでしょう。

「オペレーションコスト」は、物流にかかる費用や人件費などのコストのことです。会社の経営に必要な費用のなかでも、人件費は大きな割合を占める費用といえます。人件費を削減するためには、業務内容の見直しをする必要があります。システムの導入などで業務の簡略化を行い、業務効率を上げることで残業代を減らすなどのコスト削減につながるでしょう。

また、社内で行われる会議では、各オフィスから会議の参加者が集まる交通費がかかるなど多くのコストがかかります。交通費をかけずにそれぞれのオフィスにいたまま会議ができる、「テレワーク」の技術を取り入れるなど、さまざまな方法がコスト削減に役立つでしょう。

「エネルギーコスト」は、電気代や水道代などにかかるコストです。照明やパソコンなど、業務で使用する機器には電力が必要です。また、来客にお茶を出すときには水道やガスも必要になるでしょう。エネルギーコストは日々の使用状況により削減できる場合もあるので、まずは節電や節水などが徹底されているかどうかチェックしましょう。また、現在では、電力の自由化により、電力会社を見直すことで大きな経費削減が成功する場合もあります。

会社の経営にかかる費用は毎日の積み重ねによって大きく変わります。削減できるコストを見過ごしてしまわないようにすることが、経営者のしなければならない重要なポイントといえます。

売り上げをあげるより、経費削減が大事

会社の経営には売り上げだけではなく、経費もかかります。売り上げをあげていればいいという考え方では、利益をあげ続ける経営を維持することは難しいでしょう。会社は存在しているだけでもさまざまな経費がかかります。必要な経費は目的ごとに、会社の家賃や人件費、水道光熱費など、事業とは関係なく「会社の経営を続けるための費用」、業務をサポートするためのシステム導入費など「経営効率を上げるための費用」、会社の事業を拡大して利益を増やすための広告宣伝費や研究開発費など「経営を伸ばす費用」にわけることができます。

設備投資等にかける「経営効率を上げるための費用」や販売促進のための「経営を伸ばす費用」は、通常では会社の経営に余裕があり利益が出ているときにかける費用です。余裕資金がある場合や、設備投資のための融資を返済することができる場合などに、会社の将来的な伸びや将来への備えなどのために計画的に費用をかけるといいでしょう。

「会社の経営を続けるための費用」には、主に事業活動にかかる費用やオフィスコスト、オペレーションコスト、エネルギーコストが含まれています。会社の経営では、基本的にこの費用以上に利益をあげることで、経営を黒字に保つことができます。

また、赤字経営になっている会社の場合、まずは普段からかかっている固定経費を削減して経営の立て直しを図るのが一般的です。経営の改善を図るためには、確実に改善できるとは限らない売上を向上させることに注力するよりも、経費を削減することが有効な方法といえるでしょう。

経営に問題が生じているときには、まず経費の削減を行って利益が出るように経営の見直しをします。改めて経費の見直しをすると、これまで当たり前のように費用計上していた支出をなくせることに気が付くかもしれません。

会社の経営に必要な短期的な事業計画は、売上計画よりも経費計画が重要とされています。売上計画は、取引先や経済・市場動向に左右されることから確実な予測を立てることが現実的に難しいとされています。その点、経費計画は売上計画よりも正確に経費を想定することができるため、事前に綿密な計画をたてて、その計画通りに経費を削減しながら経営を進められます。

経費の中で大きな電気代

最初に削減を考えた方がいい経費のなかでも、とくに多くのコストがかかっているのがエネルギーコストです。電気代や水道代、ガス代などは毎日使用するものなので、節約をして少しずつ使用量を減らすだけでも年間のコストは大きく削減できるでしょう。

エネルギーコストはオフィスの機能を維持するために欠かせないコストです。そのなかでも電気は事業活動に必要なさまざまな機器に使用されています。そして経営時に大きな費用がかかっているため、電気代の削減が成功した場合のメリットはとても大きいでしょう。

毎日当たり前のように使っているオフィスの照明にかかる費用は、電気使用量の約40％を占めるといわれています。このコストを削減するため、普段から使わない部屋の電気をこまめに消すなどのルールを定めることが大切です。ただし、もうすでに節約に取り組んでいる会社ではこれ以上の経費削減は難しいと考えている場合もあるでしょう。

電気の使い方に気をつけることでの経費削減対策以外では、使用している照明や電気用品、電力会社を見直す方法もあります。電気代の経費削減に効果があると注目されているのが、従来から使用されていた蛍光灯よりも消費電力が小さいLED照明を取り入れる方法です。LED照明を使用すると、蛍光灯の50～70％の電気代がカットできます。はじめにLED電球導入のためのコストがかかりますが、導入後には使用電気代が大幅にダウンするでしょう。

また、電力の自由化によって、電力をどの会社と契約するかが選べるようになっています。これまでになかった価格競争が起きたために、電気料金は、電力会社や契約内容の選び方次第で大幅に削減することが可能になっています。

電力会社の見直し自体には特別に大きな費用がかかることもありません。一度電気料金を比較計算してコストダウンが見込める電力会社に契約を変更するだけで、大幅に経費が削減できるでしょう。

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電力オークション「エネオク」実際の入札の様子と事例

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